سیستم اطلاعات حسابداری
ضمن ارائه کلیات و تعریفهای حسابداری و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، به اهمیت و نقش سیستم اطلاعات حسابداری در بانکها و سازمانها پرداخته میشود. یک سیستم اطلاعاتی حسابداری خوب ضمن ارائه گزارشها و اطلاعات كارا و سودمند، بهعنوان بازوی توانمند مدیریت میتواند مورد نظر قرار گیرد. منظور از سیستمهای اطلاعات حسابداری این است که استفادهکنندگان از اطلاعات میتوانند وارد سیستم شوند و اطلاعات مورد نیاز خود را به هر شکلی که میخواهند، بدون هیچ محدودیتی (زمانی و مکانی) دریافت كنند.
همچنین با توجه به این که سیستمهای اطلاعات حسابداری نتواستهاند خود را با سرعت تغییرات فناوری اطلاعات سازگار كنند و سطح امنیتی قابلقبولی را پوشش دهند، به بررسی بعضی از مسائل امنیتی سیستم اطلاعات حسابداری، کاربرد آن در تصمیمگیریها و هدفهای مدیریت و ایجاد تغییرات لازم متناسب با تغییرات ایجادشده در دنیای تجارت میپردازیم. بسیاری از بانکها و موسسهها در تلاشند که توان نفوذ اطلاعات و عملیات خود را از طریق ایجاد مركز اطلاعرسانی اينترنتی قوی ارائه كنند و عرضه چنین اطلاعات و خدماتی را به کارکنان، مشتریان و تحلیلگران مالی افزایش دهند. سیستم یکپارچه اطلاعات حسابداری، محدودیتهای مکانی و زمانی را برای دسترسی به اطلاعات از بین میبرد، هزینه و زمان دسترسی به اطلاعات را کاهش و سرعت گردش اطلاعات و عملیات را افزایش میدهد. مجموعهای از شرایط، یعنی افزایش دستیابی افراد به اطلاعات و همچنین توان بیشتر گرفتن تصمیمهای صحیح از آن طریق، به بهبود شرایط سازمان و مشتریان میانجامد.
سیستم اطلاعات حسابداری مولفه و عنصری از شرکت است که بهوسیله پردازش رویدادهای مالی، اطلاعات مالی و اطلاعات مبنای تصمیمگیری را در اختیار استفادهکنندگان قرار میدهد.
کاربرد اولیه اطلاعات حسابداری، كمك به تصمیمگیری ذینفعان واحد اقتصادی است و دو گروه استفادهکننده براساس اطلاعات فراهم شده بهوسیله سیستم حسابداری، تصمیمهایی را میگیرند. این دو گروه عبارتند از:
1- استفادهکنندگان داخلی (مجریان و مدیران)، و
2- استفادهکنندگان خارجی (سهامداران).
پس حسابداری با تهیه اطلاعات مورد نیاز تصمیمگیرندگان، خدمتی حیاتی به آنها ارائه میکند تا بتوانند از میان گزینههای مختلف، بهترین گزینه را برای بهرهبرداری از منابع کمیاب در انجام فعالیتهای تجاری و اقتصادی انتخاب كنند. لذا اطلاعات حسابداری حلقه اتصال بین فعالیتهای تجاری و سرمایهگذاران و تصمیمگیرندگان است.
حسابداری را در اصل یک سیستم اطلاعاتی میدانند. قدمت حسابداری و یا بهتر بگوییم سیستم حسابداری، به زمانی مربوط میشود که انسان اولیه با شمارش آشنا شد.
فرایند تجزیهوتحلیل، طراحی و استقرار سیستمهای اطلاعاتی، چرخهای بهنام چرخه تکامل یا حیات سیستم را تشكیل میدهد. این چرخه تابع روشهایی است که از آنها به منظور انجام فعالیتها در چرخه استفاده میشود. تا اواسط دهه 1970 روشی به کار گرفته میشد که امروزه به نام روش سنتی نامیده میشود و نزدیک به سه دهه است که به علت نارساییهای آن، کنار گذاشته شده و بهجای آن روشهای متعدد ساختیافته یا مشابه آن مورد استفاده قرار گرفته است.
دانل و اسمیت (Donnel & Smith) در سال 1999 این موضوع را مطرح کردند که سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان یک واسطه و رابط عمل میکند که از طریق آن، سه متغیر مجزای رفتار سازمانی تحت تأثیر قرار میگیرند. سیستم اطلاعات حسابداری اطلاعاتی درباره وقایع اقتصادی فراهم میکند که تصمیمگیرندگان از آن در برنامهریزی، نظارت و کنترل سازمان استفاده میکنند.
طبق نظر آنها، فرایند تصمیمگیری تابعی از سه متغیر: هدفها، مفهومها و نمادهاست. براساس این نظریه، سیستم اطلاعات حسابداری باید بتواند اطلاعاتی را فراهم کند که قابلیت فهم و مقایسهپذیری داشته باشد و استفادهکنندگان بتوانند با آن دادهها کار کنند و قادر باشند آنها را به مفاهیم اقتصادی مورد نیاز تبدیل و صورتهای مالی ویژهای با توجه به زمان نیاز به آنها تهیه کنند. مثلاً در برخی شرکتهای نرمافزاری، سیستم به گونهای طراحی شده است که در آن استفادهکنندگان تاریخ شروع و پایان دوره صورتهای مالی را وارد میکنند و صورتهای مالی، بنابر علاقه استفادهکننده برای آن دوره زمانی تولید میشوند.
تاریخچه سیستمهای اطلاعات حسابداری
در هنگام پیدایش نرمافزار و زبانهای برنامهنویسی، ابتدا برنامهنویسان بههمراه کارشناسان مالی اقدام به تولید نرمافزارهای بسیار سادهای در زمینه مالی کردند. این سیستمها بیشتر در محیطهای کاری کوچک و خانهها تحت عنوان «سیستم حسابداری» مورد استفاده قرار میگرفتند. پس از توسعه سیستمهای اطلاعاتی و ایجاد سیستمهای یکپارچه، سیستم اطلاعات حسابداری بهعنوان یکی از گزینههای این نوع سیستمها تولید شد که بنا به درخواست خریدار و مطابق با شرایط سازمانی و کسبوکار، تنظیم و فعال میگردد. از عمدهترین سیستمهای یکپارچه میتوان به سیستمهای اطلاعات مدیریت و سیستمهای برنامهریزی منابع بنگاه اشاره کرد که اولین عرضهکنندگان این نوع سیستمها شرکتهایی همچون اوراکل، سپ (SAP) و مایکروسافت هستند. این نوع سیستمها کلیه فرایندهای کسبوکار را هدف قرار میدهند و عملیات جاری سازمان را به طور یکپارچه كامپیوتری میکنند. سیستمی مانند سیستم اطلاعات حسابداری، در این نوع سیستمهای یكپارچه بهعنوان یک بخش در کنار سایر بخشهای کاربردی مثل برنامهریزی و كنترل تولید، زنجیره عرضه و منابع انسانی قرار میگیرد.
تعریف سیستم اطلاعات حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمعآوری و ذخیرهسازی دادههای مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام میدهد و پس از پردازش این دادهها، اطلاعات مورد استفاده تصمیمگیرندگان سازمانی را (سرمایهگذاران، اعتباردهندگان، مدیران و ...) تولید میکند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی میتواند تصمیمگیرندگان و مدیران سازمان را در برنامههای راهبردیشان کمک كند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری میتواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری بهعنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیتهای فناوری اطلاعات و فرایندها و روشهای سنتی و پیشرفته حسابداری است.
سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:
1- كاركنان: کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری،
2- روشها و دستورالعملها: فرایندهای جمعآوری، مدیریت و ذخیرهسازی دادههای مالی،
3- دادهها: دادههای مرتبط با سازمان و فرایندهای کسبوکار آن،
4- نرمافزار: برنامهای نرمافزاری جهت پردازش دادهها،
5- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکههای کامپیوتری که امكان میدهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد، و
6- کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از دادهها.
سیستمهای اطلاعات حسابداری را میتوان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستمهایی پوشش میدهد که اطلاعات را تولید میکنند.
سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:
1- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و
2- ارائه اطلاعات برای تصمیمگیری.
برای رسیدن به این هدفها دو فعالیت عمده وجود دارد كه عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
مبادلات حسابداری بهوسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش میشوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و ... هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری بهوسیله زیرسیستمها انجام میشود. اگر سیستم پردازش مبادلات بهطور صحیحی طراحی شده باشد، باعث میشود تا دادهها بهخوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.
خروجی فرایند پردازش اطلاعات بهقصد راهنمایی در امر برنامهریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیمگیری ارائه میدهد. سیستم طراحیشده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، بهموقع و با اهمیت باشد.
مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری
1- بررسی اولیه یا امکانسنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری كردن شروع میشود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدفهای سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت میگیرد.
2- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان دادهها، نمودار ارتباط بین موجودیتها و سایر ابزار شناختهشده معین میشوند.
3- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصههای سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیتهای لازم در داخل آن میپردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص میگردد.
4- پیادهسازی: این فعالیت شامل برنامهنویسی و یکپارچهسازی قسمتهای مختلف بهمنظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.
5- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصههای ساخت سیستم طراحیشده باید به گونهای باشند كه کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابلقبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصههایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمونها جهت قابلقبول بودن سیستم است. این مرحله میتواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیتهای طراحی و پیادهسازی انجام شود.
6- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته میشود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچهسازی سیستم است.
7- توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمتهای دستی سیستم بهخوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمتها با قسمتهای کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.
8- تبدیل و تغییر پایگاه دادهها: در این فعالیت، پایگاه دادهها را متناسب با سیستم جدید تغییر میدهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با دادههای گذشته تغذیه کرد.
9- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساسترین و شاید مشکلترین مرحله در استقرار سیستم بهشمار میآید. سیستمی که بهصورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید بهصورت نهایی پیادهسازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسههای آموزش و تشریح سیستمها صورت میگیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدفها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام میگیرد.
امنیت سیستم اطلاعات حسابداری
امنیت به معنای حفاظت سیستمهای اطلاعاتی در مقابل دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات یا خدمات است و اطلاعات ذخیرهشده، در حال پردازش یا گزارششده را شامل میشود. به منظور تأمین نیازهای اطلاعاتی جامعه، استفاده از سیستمهای اطلاعات حسابداری در حال افزایش است. بهدنبال افزایش استفاده از این سیستمها و همچنین پیچیدگی و گسترش آنها، شرکتها با مخاطراتی در مورد این سیستمها روبهرو هستند. مهمترین تهدید در رابطه با سیستمهای اطلاعاتی، دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات است. امنیت کافی برای اطلاعات موضوعی است که هیچ سازمانی نمیتواند آن را انکار کند. حفاظت از سیستم اطلاعاتی در مقابل خطرات و تهدیدهای موجود، در واقع امنیت اطلاعات نامیده میشود. امنیت اطلاعات در پردازش معاملات حسابداری، یک نگرانی و موضوع اساسی است. بهدنبال پیشرفتهای گسترده در بهکارگیری فناوری کامپیوتر، زمینهای برای مشکلات پرخطر ایجاد شده است. بیشتر این تهدیدها در اثر دستیابی و دسترسی افراد غیرمجاز به سیستمهاست. این تخلفات امنیتی میلیونها دلار برای شرکتها هزینه و تهدیدهای جدی برای امنیت سازمان ایجاد میکند.
سه روش برای امنیت سیستمهای اطلاعات حسابداری در نظر گرفته شده است:
1- امنیت فیزیکی: امنیت فیزیکی داراییها عنصری است که در هر سیستم حسابداری وجود دارد؛ مانند استقرار تجهیزات کامپیوتری در اتاقهای قفلشده و محدود کردن دسترسی به افراد مجاز و نصب قفلهای لازم بر روی کامپیوترهای شخصی و دیگر تجهیزات کامپیوتری شرکت.
2- امنیت دسترسی: دسترسی محدود و منطقی به دادهها و برنامهها از طریق کامپیوتر و وسایل ارتباطی، سطح بعدی امنیت است. کاربران باید تنها اجازه دسترسی به اطلاعاتی را داشته باشند که مجاز به استفاده از آنها هستند. سیستم برای محدود کردن دسترسی باید بتواند با استفاده از آنچه تنها کاربر میداند یا اختصاصی کاربر است، میان کاربران مجاز و غیرمجاز تفکیک قایل شود، که متداولترین روش به این منظور، استفاده از رمز عبور است.
3- امنیت دادهها و اطلاعات: روش امنیتی دیگر، ایجاد امنیت دادهها و اطلاعات بهوسیله فراهم کردن برنامه جامع امنیتی است. این برنامه مشخص میسازد كه چه کسی ممکن است به دادهها و برنامهها دسترسی داشته باشد و چه اطلاعاتی نیاز دارد، این اطلاعات در کدامیک از این سیستمها وجود دارد. مدیر ارشد سازمان باید مسئولیت طراحی، سرپرستی و اجرای برنامه امنیتی را بر عهده گیرد.
شرکتها برای کاهش خطر ناكامی در انتقال اطلاعات باید بر شبکه اطلاعاتی خود نظارت و نقاط ضعف آن را شناسایی کنند، پرونده پشتیبان نگهداری و شبکه اطلاعاتی را بهنحوی طراحی کنند که توانایی پردازش اطلاعات در اوج فعالیت شرکت را داشته باشد. همچنین، خطای انتقال اطلاعات با رمزگذاری دادهها و پشتیبانی اطلاعات به حداقل ممکن کاهش مییابد.
آینده گزارشگری با سیستم اطلاعات حسابداری
در آینده نقش بسیار عمدهای را میتوان متوجه سیستم اطلاعات حسابداری کرد. در شرایطی که همه امکانات بهسهولت در دسترس است، دیگر بهانهای برای استفاده از سیستمهای سنتی و دستی وجود ندارد. شرکتهایی که قابلیت اجرای سیستم اطلاعات حسابداری را دارند، در آینده فواید زیادی را خواهند برد. شرکتها از طریق ارائه مدارک و اسناد مالی بهصورت برخط و بهموقع قادر خواهند بود تا رضایت سرمایهگذاران خود را جلب كنند. همچنین آنها قادر خواهند بود که اثرات مالی تصمیمهای تجاری گذشته خود را بهتر درک و تصمیمهای مربوط به آینده را بهتر پیشبینی کنند.
از آنجا که با چنین سیستمی تاخیر در ارائه اطلاعات به حداقل ممکن میرسد، لذا تصمیمگیری در اسرع وقت امکانپذیر است و مدیریت میتواند نسبت به تصمیمگیریهای انجامشده اطمینان بهدست آورد. با این تفاصیل، در بلندمدت از طریق کاهش تصمیمهای نادرست، هزینههای شرکت کاهش پیدا میكند و کارایی و اثربخشی تصمیمهای اقتصادی بیشتر میشود. همچنین اجرای سیستم اطلاعات حسابداری در درازمدت موجب تقویت بازارهای مالی و پویایی اقتصادی خواهد شد.
نتیجه
این مقاله با ارائه تعریف سیستم اطلاعات حسابداری و مراحل طراحی و اجرای آن و همچنین پرداختن به اهمیت اجرای این سیستم و آینده آن در دنیای تجارت، به لزوم انجام تغییرات در سیستمهای حسابداری با توجه به توسعه فناوری و روابط پیچیده دنیای تجارت میپردازد. بسیاری از شرکتها در تلاش هستند که توان نفوذ اطلاعات مالی خود را در محیط شبكه گسترش و ارائه چنین اطلاعاتی به کارکنان، سرمایهگذاران و تحلیلگران مالی افزایش دهند. سیستم یکپارچه اطلاعات حسابداری، دسترسی به اطلاعات از راه دور را به آسانی فراهم میآورد. محدودیتهای زمانی و مکانی برای دسترسی به گزارشهای مالی را از بین میبرد و هزینه و زمان دسترسی به اطلاعات را کاهش و سرعت گردش اطلاعات و عملیات را در واحدها و قسمتهای مختلف سازمان افزایش میدهد.
همچنین نتایج حاصل از بررسیها گویای این است که توسعهپذیری نظام اطلاعات حسابداری در حوزه گزارشگری داخلی در این سیستم بسیار آسانتر است و در صورت توسعه جغرافیای سازمان، این سیستم میتواند به آسانی خود را با آن منطبق کند. این سیستم اطلاعات را بهصورت صحیح و دقیق در اختیار مدیران قرار میدهد و بدین ترتیب، توانایی مدیران در پردازش و تجزیهوتحلیل اطلاعات حسابداری افزایش مییابد. افزون بر این، سیستم مذكور موانعی را که در وظایف شرکت وجود دارند از بین میبرد و به مدیران اجازه دستیابی نامحدود به اطلاعات حسابداری را میدهد. مجموعهای از شرایط، یعنی افزایش دستیابی مدیر به اطلاعات حسابداری و همچنین تصمیمهای صحیح در مورد آنها میتواند به بهبود شرایط سازمان بینجامد.
منابع
• الهی، شعبان، شکری، اعظم، تاثیر سیستم اطلاعاتی حسابداری بر تصمیمگیری استفادهکنندگان، اینترنت، تهران 1387
• حجازی، رضوان، آینده حسابداری و حسابداران با توجه به فناوری اطلاعات، نشریه حسابدار، سال چهاردهم شماره 133
• سعیدی، علی، آقایی، آرزو، امنیت سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، نشریه حسابدار، شماره 189، آذر 1386
• سید نژاد فهیم، سید رضا، یوسفنژاد، صادق، ایكسبیآرال (XBRL) زبان حسابداری در دنیای دیجیتال، همایش منطقهای حسابداری و حسابرسی در دو دهه اخیر، دانشگاه آزاد اسلامی واحد کرمانشاه، بهار 1387
• شاهویسی، فرهاد، قادری، کاوه، زبان قابل گسترش گزارشگری مالی، همایش منطقهای حسابداری و حسابرسی در دو دهه اخیر، دانشگاه آزاد اسلامی واحد کرمانشاه، بهار 1387
• طالبی، علی، سیستمهای حسابداری در ایران، مقالههای حسابداری و امور مالی، www. Atalebi.com
• عربمازار یزدی، محمد، عرب، ابوالفضل، علیپور، محمد، بررسی ابعاد ارتباط سیستمهای اطلاعات مدیریت و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، نشریه حسابدار، شماره 182، 1385
• فدائینژاد، محمد اسماعیل، نقش محتوای اطلاعاتی گزارشهای مالی بر تصمیمگیری خریداران سهام، فصلنامه پیام مدیریت، سال دوم، شماره 3.4، دانشگاه شهید بهشتی، 1381
• فرهنگی، علیاکبر، ترزمینژاد، وحیده، ارتباطات سازمانی در جامعه اطلاعاتی، مجله مدیریت، سال نوزدهم، شماره 78، پاییز 1387
• میرمجربیان، حمید، دادبین، شبنم، تأثیر سیستم یکپارچه اطلاعات بر سودمندی اطلاعات حسابداری مدیریت، نشریه حسابرس، شماره 40، بهار 1387
• نجفی، یوسف، ماهنامه عصر فناوری اطلاعات، شماره 62، دی 1389
• همتفر ، محمود، سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، ویراسته هیئت تحریریه انتشارات فرهنگ زبان، تهران، چاپخانه آفتاب، چاپ اول، زمستان 1386
• Chairs E. Davis, An Assessment of Accounting Information Security, CPA Journal 1997, pp. 28،34
• Donnel, O., Julie Smith David, How Information Systems Influence User Decisions: Research Framework and Literature Review, International Journal of Accounting Information System, 1, 2000, pp. 178،203
• Lauire, Henry, A Study of the Nature and Security of Accounting Information Systems: the Case of Hampton Roads, Virginia Mid، Atlantic Journal of Business, 1997
• Talane, A., English for the Students of Accounting, Keyomars Press, 2005
• Wikipeida, Acconunting Information System, 2010
همچنین با توجه به این که سیستمهای اطلاعات حسابداری نتواستهاند خود را با سرعت تغییرات فناوری اطلاعات سازگار كنند و سطح امنیتی قابلقبولی را پوشش دهند، به بررسی بعضی از مسائل امنیتی سیستم اطلاعات حسابداری، کاربرد آن در تصمیمگیریها و هدفهای مدیریت و ایجاد تغییرات لازم متناسب با تغییرات ایجادشده در دنیای تجارت میپردازیم. بسیاری از بانکها و موسسهها در تلاشند که توان نفوذ اطلاعات و عملیات خود را از طریق ایجاد مركز اطلاعرسانی اينترنتی قوی ارائه كنند و عرضه چنین اطلاعات و خدماتی را به کارکنان، مشتریان و تحلیلگران مالی افزایش دهند. سیستم یکپارچه اطلاعات حسابداری، محدودیتهای مکانی و زمانی را برای دسترسی به اطلاعات از بین میبرد، هزینه و زمان دسترسی به اطلاعات را کاهش و سرعت گردش اطلاعات و عملیات را افزایش میدهد. مجموعهای از شرایط، یعنی افزایش دستیابی افراد به اطلاعات و همچنین توان بیشتر گرفتن تصمیمهای صحیح از آن طریق، به بهبود شرایط سازمان و مشتریان میانجامد.
سیستم اطلاعات حسابداری مولفه و عنصری از شرکت است که بهوسیله پردازش رویدادهای مالی، اطلاعات مالی و اطلاعات مبنای تصمیمگیری را در اختیار استفادهکنندگان قرار میدهد.
کاربرد اولیه اطلاعات حسابداری، كمك به تصمیمگیری ذینفعان واحد اقتصادی است و دو گروه استفادهکننده براساس اطلاعات فراهم شده بهوسیله سیستم حسابداری، تصمیمهایی را میگیرند. این دو گروه عبارتند از:
1- استفادهکنندگان داخلی (مجریان و مدیران)، و
2- استفادهکنندگان خارجی (سهامداران).
پس حسابداری با تهیه اطلاعات مورد نیاز تصمیمگیرندگان، خدمتی حیاتی به آنها ارائه میکند تا بتوانند از میان گزینههای مختلف، بهترین گزینه را برای بهرهبرداری از منابع کمیاب در انجام فعالیتهای تجاری و اقتصادی انتخاب كنند. لذا اطلاعات حسابداری حلقه اتصال بین فعالیتهای تجاری و سرمایهگذاران و تصمیمگیرندگان است.
حسابداری را در اصل یک سیستم اطلاعاتی میدانند. قدمت حسابداری و یا بهتر بگوییم سیستم حسابداری، به زمانی مربوط میشود که انسان اولیه با شمارش آشنا شد.
فرایند تجزیهوتحلیل، طراحی و استقرار سیستمهای اطلاعاتی، چرخهای بهنام چرخه تکامل یا حیات سیستم را تشكیل میدهد. این چرخه تابع روشهایی است که از آنها به منظور انجام فعالیتها در چرخه استفاده میشود. تا اواسط دهه 1970 روشی به کار گرفته میشد که امروزه به نام روش سنتی نامیده میشود و نزدیک به سه دهه است که به علت نارساییهای آن، کنار گذاشته شده و بهجای آن روشهای متعدد ساختیافته یا مشابه آن مورد استفاده قرار گرفته است.
دانل و اسمیت (Donnel & Smith) در سال 1999 این موضوع را مطرح کردند که سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان یک واسطه و رابط عمل میکند که از طریق آن، سه متغیر مجزای رفتار سازمانی تحت تأثیر قرار میگیرند. سیستم اطلاعات حسابداری اطلاعاتی درباره وقایع اقتصادی فراهم میکند که تصمیمگیرندگان از آن در برنامهریزی، نظارت و کنترل سازمان استفاده میکنند.
طبق نظر آنها، فرایند تصمیمگیری تابعی از سه متغیر: هدفها، مفهومها و نمادهاست. براساس این نظریه، سیستم اطلاعات حسابداری باید بتواند اطلاعاتی را فراهم کند که قابلیت فهم و مقایسهپذیری داشته باشد و استفادهکنندگان بتوانند با آن دادهها کار کنند و قادر باشند آنها را به مفاهیم اقتصادی مورد نیاز تبدیل و صورتهای مالی ویژهای با توجه به زمان نیاز به آنها تهیه کنند. مثلاً در برخی شرکتهای نرمافزاری، سیستم به گونهای طراحی شده است که در آن استفادهکنندگان تاریخ شروع و پایان دوره صورتهای مالی را وارد میکنند و صورتهای مالی، بنابر علاقه استفادهکننده برای آن دوره زمانی تولید میشوند.
تاریخچه سیستمهای اطلاعات حسابداری
در هنگام پیدایش نرمافزار و زبانهای برنامهنویسی، ابتدا برنامهنویسان بههمراه کارشناسان مالی اقدام به تولید نرمافزارهای بسیار سادهای در زمینه مالی کردند. این سیستمها بیشتر در محیطهای کاری کوچک و خانهها تحت عنوان «سیستم حسابداری» مورد استفاده قرار میگرفتند. پس از توسعه سیستمهای اطلاعاتی و ایجاد سیستمهای یکپارچه، سیستم اطلاعات حسابداری بهعنوان یکی از گزینههای این نوع سیستمها تولید شد که بنا به درخواست خریدار و مطابق با شرایط سازمانی و کسبوکار، تنظیم و فعال میگردد. از عمدهترین سیستمهای یکپارچه میتوان به سیستمهای اطلاعات مدیریت و سیستمهای برنامهریزی منابع بنگاه اشاره کرد که اولین عرضهکنندگان این نوع سیستمها شرکتهایی همچون اوراکل، سپ (SAP) و مایکروسافت هستند. این نوع سیستمها کلیه فرایندهای کسبوکار را هدف قرار میدهند و عملیات جاری سازمان را به طور یکپارچه كامپیوتری میکنند. سیستمی مانند سیستم اطلاعات حسابداری، در این نوع سیستمهای یكپارچه بهعنوان یک بخش در کنار سایر بخشهای کاربردی مثل برنامهریزی و كنترل تولید، زنجیره عرضه و منابع انسانی قرار میگیرد.
تعریف سیستم اطلاعات حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمعآوری و ذخیرهسازی دادههای مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام میدهد و پس از پردازش این دادهها، اطلاعات مورد استفاده تصمیمگیرندگان سازمانی را (سرمایهگذاران، اعتباردهندگان، مدیران و ...) تولید میکند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی میتواند تصمیمگیرندگان و مدیران سازمان را در برنامههای راهبردیشان کمک كند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری میتواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری بهعنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیتهای فناوری اطلاعات و فرایندها و روشهای سنتی و پیشرفته حسابداری است.
سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:
1- كاركنان: کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری،
2- روشها و دستورالعملها: فرایندهای جمعآوری، مدیریت و ذخیرهسازی دادههای مالی،
3- دادهها: دادههای مرتبط با سازمان و فرایندهای کسبوکار آن،
4- نرمافزار: برنامهای نرمافزاری جهت پردازش دادهها،
5- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکههای کامپیوتری که امكان میدهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد، و
6- کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از دادهها.
سیستمهای اطلاعات حسابداری را میتوان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستمهایی پوشش میدهد که اطلاعات را تولید میکنند.
سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:
1- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و
2- ارائه اطلاعات برای تصمیمگیری.
برای رسیدن به این هدفها دو فعالیت عمده وجود دارد كه عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
مبادلات حسابداری بهوسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش میشوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و ... هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری بهوسیله زیرسیستمها انجام میشود. اگر سیستم پردازش مبادلات بهطور صحیحی طراحی شده باشد، باعث میشود تا دادهها بهخوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.
خروجی فرایند پردازش اطلاعات بهقصد راهنمایی در امر برنامهریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیمگیری ارائه میدهد. سیستم طراحیشده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، بهموقع و با اهمیت باشد.
مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری
1- بررسی اولیه یا امکانسنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری كردن شروع میشود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدفهای سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت میگیرد.
2- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان دادهها، نمودار ارتباط بین موجودیتها و سایر ابزار شناختهشده معین میشوند.
3- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصههای سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیتهای لازم در داخل آن میپردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص میگردد.
4- پیادهسازی: این فعالیت شامل برنامهنویسی و یکپارچهسازی قسمتهای مختلف بهمنظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.
5- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصههای ساخت سیستم طراحیشده باید به گونهای باشند كه کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابلقبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصههایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمونها جهت قابلقبول بودن سیستم است. این مرحله میتواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیتهای طراحی و پیادهسازی انجام شود.
6- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته میشود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچهسازی سیستم است.
7- توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمتهای دستی سیستم بهخوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمتها با قسمتهای کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.
8- تبدیل و تغییر پایگاه دادهها: در این فعالیت، پایگاه دادهها را متناسب با سیستم جدید تغییر میدهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با دادههای گذشته تغذیه کرد.
9- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساسترین و شاید مشکلترین مرحله در استقرار سیستم بهشمار میآید. سیستمی که بهصورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید بهصورت نهایی پیادهسازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسههای آموزش و تشریح سیستمها صورت میگیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدفها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام میگیرد.
امنیت سیستم اطلاعات حسابداری
امنیت به معنای حفاظت سیستمهای اطلاعاتی در مقابل دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات یا خدمات است و اطلاعات ذخیرهشده، در حال پردازش یا گزارششده را شامل میشود. به منظور تأمین نیازهای اطلاعاتی جامعه، استفاده از سیستمهای اطلاعات حسابداری در حال افزایش است. بهدنبال افزایش استفاده از این سیستمها و همچنین پیچیدگی و گسترش آنها، شرکتها با مخاطراتی در مورد این سیستمها روبهرو هستند. مهمترین تهدید در رابطه با سیستمهای اطلاعاتی، دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات است. امنیت کافی برای اطلاعات موضوعی است که هیچ سازمانی نمیتواند آن را انکار کند. حفاظت از سیستم اطلاعاتی در مقابل خطرات و تهدیدهای موجود، در واقع امنیت اطلاعات نامیده میشود. امنیت اطلاعات در پردازش معاملات حسابداری، یک نگرانی و موضوع اساسی است. بهدنبال پیشرفتهای گسترده در بهکارگیری فناوری کامپیوتر، زمینهای برای مشکلات پرخطر ایجاد شده است. بیشتر این تهدیدها در اثر دستیابی و دسترسی افراد غیرمجاز به سیستمهاست. این تخلفات امنیتی میلیونها دلار برای شرکتها هزینه و تهدیدهای جدی برای امنیت سازمان ایجاد میکند.
سه روش برای امنیت سیستمهای اطلاعات حسابداری در نظر گرفته شده است:
1- امنیت فیزیکی: امنیت فیزیکی داراییها عنصری است که در هر سیستم حسابداری وجود دارد؛ مانند استقرار تجهیزات کامپیوتری در اتاقهای قفلشده و محدود کردن دسترسی به افراد مجاز و نصب قفلهای لازم بر روی کامپیوترهای شخصی و دیگر تجهیزات کامپیوتری شرکت.
2- امنیت دسترسی: دسترسی محدود و منطقی به دادهها و برنامهها از طریق کامپیوتر و وسایل ارتباطی، سطح بعدی امنیت است. کاربران باید تنها اجازه دسترسی به اطلاعاتی را داشته باشند که مجاز به استفاده از آنها هستند. سیستم برای محدود کردن دسترسی باید بتواند با استفاده از آنچه تنها کاربر میداند یا اختصاصی کاربر است، میان کاربران مجاز و غیرمجاز تفکیک قایل شود، که متداولترین روش به این منظور، استفاده از رمز عبور است.
3- امنیت دادهها و اطلاعات: روش امنیتی دیگر، ایجاد امنیت دادهها و اطلاعات بهوسیله فراهم کردن برنامه جامع امنیتی است. این برنامه مشخص میسازد كه چه کسی ممکن است به دادهها و برنامهها دسترسی داشته باشد و چه اطلاعاتی نیاز دارد، این اطلاعات در کدامیک از این سیستمها وجود دارد. مدیر ارشد سازمان باید مسئولیت طراحی، سرپرستی و اجرای برنامه امنیتی را بر عهده گیرد.
شرکتها برای کاهش خطر ناكامی در انتقال اطلاعات باید بر شبکه اطلاعاتی خود نظارت و نقاط ضعف آن را شناسایی کنند، پرونده پشتیبان نگهداری و شبکه اطلاعاتی را بهنحوی طراحی کنند که توانایی پردازش اطلاعات در اوج فعالیت شرکت را داشته باشد. همچنین، خطای انتقال اطلاعات با رمزگذاری دادهها و پشتیبانی اطلاعات به حداقل ممکن کاهش مییابد.
آینده گزارشگری با سیستم اطلاعات حسابداری
در آینده نقش بسیار عمدهای را میتوان متوجه سیستم اطلاعات حسابداری کرد. در شرایطی که همه امکانات بهسهولت در دسترس است، دیگر بهانهای برای استفاده از سیستمهای سنتی و دستی وجود ندارد. شرکتهایی که قابلیت اجرای سیستم اطلاعات حسابداری را دارند، در آینده فواید زیادی را خواهند برد. شرکتها از طریق ارائه مدارک و اسناد مالی بهصورت برخط و بهموقع قادر خواهند بود تا رضایت سرمایهگذاران خود را جلب كنند. همچنین آنها قادر خواهند بود که اثرات مالی تصمیمهای تجاری گذشته خود را بهتر درک و تصمیمهای مربوط به آینده را بهتر پیشبینی کنند.
از آنجا که با چنین سیستمی تاخیر در ارائه اطلاعات به حداقل ممکن میرسد، لذا تصمیمگیری در اسرع وقت امکانپذیر است و مدیریت میتواند نسبت به تصمیمگیریهای انجامشده اطمینان بهدست آورد. با این تفاصیل، در بلندمدت از طریق کاهش تصمیمهای نادرست، هزینههای شرکت کاهش پیدا میكند و کارایی و اثربخشی تصمیمهای اقتصادی بیشتر میشود. همچنین اجرای سیستم اطلاعات حسابداری در درازمدت موجب تقویت بازارهای مالی و پویایی اقتصادی خواهد شد.
نتیجه
این مقاله با ارائه تعریف سیستم اطلاعات حسابداری و مراحل طراحی و اجرای آن و همچنین پرداختن به اهمیت اجرای این سیستم و آینده آن در دنیای تجارت، به لزوم انجام تغییرات در سیستمهای حسابداری با توجه به توسعه فناوری و روابط پیچیده دنیای تجارت میپردازد. بسیاری از شرکتها در تلاش هستند که توان نفوذ اطلاعات مالی خود را در محیط شبكه گسترش و ارائه چنین اطلاعاتی به کارکنان، سرمایهگذاران و تحلیلگران مالی افزایش دهند. سیستم یکپارچه اطلاعات حسابداری، دسترسی به اطلاعات از راه دور را به آسانی فراهم میآورد. محدودیتهای زمانی و مکانی برای دسترسی به گزارشهای مالی را از بین میبرد و هزینه و زمان دسترسی به اطلاعات را کاهش و سرعت گردش اطلاعات و عملیات را در واحدها و قسمتهای مختلف سازمان افزایش میدهد.
همچنین نتایج حاصل از بررسیها گویای این است که توسعهپذیری نظام اطلاعات حسابداری در حوزه گزارشگری داخلی در این سیستم بسیار آسانتر است و در صورت توسعه جغرافیای سازمان، این سیستم میتواند به آسانی خود را با آن منطبق کند. این سیستم اطلاعات را بهصورت صحیح و دقیق در اختیار مدیران قرار میدهد و بدین ترتیب، توانایی مدیران در پردازش و تجزیهوتحلیل اطلاعات حسابداری افزایش مییابد. افزون بر این، سیستم مذكور موانعی را که در وظایف شرکت وجود دارند از بین میبرد و به مدیران اجازه دستیابی نامحدود به اطلاعات حسابداری را میدهد. مجموعهای از شرایط، یعنی افزایش دستیابی مدیر به اطلاعات حسابداری و همچنین تصمیمهای صحیح در مورد آنها میتواند به بهبود شرایط سازمان بینجامد.
منابع
• الهی، شعبان، شکری، اعظم، تاثیر سیستم اطلاعاتی حسابداری بر تصمیمگیری استفادهکنندگان، اینترنت، تهران 1387
• حجازی، رضوان، آینده حسابداری و حسابداران با توجه به فناوری اطلاعات، نشریه حسابدار، سال چهاردهم شماره 133
• سعیدی، علی، آقایی، آرزو، امنیت سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، نشریه حسابدار، شماره 189، آذر 1386
• سید نژاد فهیم، سید رضا، یوسفنژاد، صادق، ایكسبیآرال (XBRL) زبان حسابداری در دنیای دیجیتال، همایش منطقهای حسابداری و حسابرسی در دو دهه اخیر، دانشگاه آزاد اسلامی واحد کرمانشاه، بهار 1387
• شاهویسی، فرهاد، قادری، کاوه، زبان قابل گسترش گزارشگری مالی، همایش منطقهای حسابداری و حسابرسی در دو دهه اخیر، دانشگاه آزاد اسلامی واحد کرمانشاه، بهار 1387
• طالبی، علی، سیستمهای حسابداری در ایران، مقالههای حسابداری و امور مالی، www. Atalebi.com
• عربمازار یزدی، محمد، عرب، ابوالفضل، علیپور، محمد، بررسی ابعاد ارتباط سیستمهای اطلاعات مدیریت و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، نشریه حسابدار، شماره 182، 1385
• فدائینژاد، محمد اسماعیل، نقش محتوای اطلاعاتی گزارشهای مالی بر تصمیمگیری خریداران سهام، فصلنامه پیام مدیریت، سال دوم، شماره 3.4، دانشگاه شهید بهشتی، 1381
• فرهنگی، علیاکبر، ترزمینژاد، وحیده، ارتباطات سازمانی در جامعه اطلاعاتی، مجله مدیریت، سال نوزدهم، شماره 78، پاییز 1387
• میرمجربیان، حمید، دادبین، شبنم، تأثیر سیستم یکپارچه اطلاعات بر سودمندی اطلاعات حسابداری مدیریت، نشریه حسابرس، شماره 40، بهار 1387
• نجفی، یوسف، ماهنامه عصر فناوری اطلاعات، شماره 62، دی 1389
• همتفر ، محمود، سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، ویراسته هیئت تحریریه انتشارات فرهنگ زبان، تهران، چاپخانه آفتاب، چاپ اول، زمستان 1386
• Chairs E. Davis, An Assessment of Accounting Information Security, CPA Journal 1997, pp. 28،34
• Donnel, O., Julie Smith David, How Information Systems Influence User Decisions: Research Framework and Literature Review, International Journal of Accounting Information System, 1, 2000, pp. 178،203
• Lauire, Henry, A Study of the Nature and Security of Accounting Information Systems: the Case of Hampton Roads, Virginia Mid، Atlantic Journal of Business, 1997
• Talane, A., English for the Students of Accounting, Keyomars Press, 2005
• Wikipeida, Acconunting Information System, 2010
+ نوشته شده در دوشنبه دوم خرداد 1390ساعت 11:7 توسط zahra taheri
|